Szacowanie wartości zamówienia – usługa cateringowa
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest wykonanie kompleksowej usługi cateringowej podczas konferencji naukowej zorganizowanej przez Instytutu Strat Wojennych im. Jana Karskiego.
Zapewnienie ciągłej przerwy kawowej wraz z przekąskami dla 20 osób w godzinach
9:00 – 16:15.
OKRES REALIZACJI ZAMÓWIENIA
Planowany termin konferencji: 6 listopada 2025 r. w godzinach 9.00 – 16.15.
Miejsce wydarzenia: Centrum Sztuki Współczesnej| Zamek Ujazdowski| Laboratorium, Sala Kolebkowa| Jazdów 2, 00-467 Warszawa
SZCZEGÓŁY ZAMÓWIENIA
Menu ciągłej przerwy kawowej powinno składać się zgodnie z poniższymi wymaganiami:
Stały serwis kawowy dla wszystkich uczestników wydarzenia podczas trwania konferencji, w ramach której muszą się znaleźć przynajmniej: herbata czarna i owocowa, kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym mleko bez laktozy) serwowane w mlecznikach, napoje zimne, w tym woda gazowana i niegazowana (łącznie butelka na osobę 0,5 l), soki owocowe 2 rodzaje
dodatki do napojów – dostępne w sposób ciągły oraz uzupełniane na bieżąco:
- świeża cytryna pokrojona w plastry, estetycznie ułożona na spodeczkach z widelczykiem do nakładania;
- dwa rodzaje cukru w saszetkach: cukier biały i cukier trzcinowy nierafinowany;
- słodzik w saszetkach;
- wykałaczki pakowane pojedynczo;
- serwetki papierowe.
Finger food na słono – dostępne w sposób ciągły oraz uzupełniane na bieżąco:
co najmniej 6 rodzajów na zimno w ilości minimum 12 szt. na osobę w ilości nie mniej niż 200 g na osobę, typu: roladki z tortilli, crostini z warzywami, mini caprese.
Finger food na słodko – dostępne w sposób ciągły oraz uzupełniane na bieżąco:
minimum 6 rodzajów w ilości minimum 6 szt. na osobę w ilości nie mniej niż 150 g na osobę, np.: mini muffiny, mini babeczki, mini sernik, panna cotta.
Powinien być zapewniony serwis, który będzie na bieżąco dbał o porządek na sali.
Wszystkie produkty wykorzystywane na potrzeby realizacji usługi cateringowej muszą być świeże i wysokiej jakości oraz spełniać wymagania bezpieczeństwa zdrowotnego.
Konieczność zapewnienia stołów do cateringu oraz 4 stolików koktajlowych.
Wstępny harmonogram konferencji
8:45 – gotowość cateringu
9:00 – 9:30 kawa wraz z przekąskami
9:30 – 10:00 otwarcie konferencji
10:00 – 12:00 panel ekspercki
12:00 – 12:30 przerwa kawowa wraz z przekąskami
12:30 – 14:00 panel dyskusyjny
14:00 – 14:30 przerwa kawowa wraz z przekąskami
14:30 – 16:00 panel dyskusyjny
16:00 – 16:15 zakończenie konferencji, przerwa kawowa dostępna do końca (należy brać pod uwagę także godz. 16.30)
Ofertę szacunkową dotyczącą wykonania przedmiotowej usługi należy złożyć w terminie do dnia 21 października 2025 r. do godz. 12.00 na adres e-mail: itrafidlo@instytutstratwojennych.pl z dopiskiem w tytule: szacowanie wartości zamówienia – usługa catering
Dane osobowe są przetwarzane zgodnie z przepisami rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). 1. Administrator danych i kontakt do niego: Instytut Strat Wojennych im. Jana Karskiego z siedzibą przy ul. Tadeusza Rejtana 17, 02-616 Warszawa, adres e-mail iod@instytutstratwojennych.pl. 2. Kontakt do inspektora ochrony danych: Inspektor Ochrony Danych Instytut Strat Wojennych im. Jana Karskiego z siedzibą przy ul. Tadeusza Rejtana 17, 02-616 Warszawa adres e-mail: iod@instytutstratwojennych.pl. 3. Cel przetwarzania danych: przeprowadzenie naboru na stanowisko pracy, zawarcie umowy oraz archiwizacja dokumentów po przeprowadzeniu naboru. 4. Informacje o odbiorcach danych: dane osobowe mogą być przekazywane do organów publicznych i urzędów państwowych lub innych podmiotów upoważnionych na podstawie przepisów prawa lub wykonujących zadania realizowane w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej. Dane osobowe mogą być przekazywane do podmiotów przetwarzających dane w imieniu administratora danych osobowych, posiadających uprawnienia do ich przetwarzania. 5. Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska), a następnie przez czas wynikający z przepisów o archiwizacji. W przypadku obowiązku prawnego spoczywającego na administratorze danych osobowych do czasu istnienia tego obowiązku. 6. Uprawnienia: • prawo dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii; • prawo do sprostowania (poprawiania) swoich danych osobowych; • prawo do ograniczenia przetwarzania danych osobowych; • prawo do usunięcia danych osobowych; • prawo do przenoszenia danych (jeżeli dane przetwarzanie danych w związku z zawarciem umowy lub przetwarzanych na podstawie przepisów prawa odbywa się w sposób zautomatyzowany); żądanie realizacji tych praw należy przesłać w formie pisemnej na adres kontaktowy administratora danych, podany powyżej; • prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego - Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa). 7. Podstawa prawna przetwarzania danych: • art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub podjęcie działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy); • art. 22 Kodeksu pracy, (Dz.U.2022.0.1360 t.j) • art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz art. 9 ust. 2 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą). 8. Informacje o wymogu podania danych: • podanie danych osobowych w zakresie wynikającym z art. 22 Kodeksu pracy (Dz.U.2022.0.1360 t.j) (m.in. imię, nazwisko, dane kontaktowe, miejsce zamieszkania, wykształcenie, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, wymagania do zatrudnienia np. uprawnienia) jest dobrowolne, jednak niezbędne, aby uczestniczyć w procesie naboru; • podanie innych danych w zakresie nieokreślonym przepisami prawa, zostanie potraktowane jako zgoda na przetwarzanie danych osobowych; wyrażenie zgody w tym przypadku jest dobrowolne, a zgodę tak wyrażoną można odwołać w dowolnym czasie; wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie przed wycofaniem zgody; • jeżeli dane będą obejmowały szczególne kategorie danych, o których mowa w art. 9 ust. 2 RODO, konieczna będzie wyraźna zgoda na ich przetwarzanie, która może zostać odwołana w dowolnym czasie. 9. Inne informacje: podane dane nie będą podstawą do zautomatyzowanego podejmowania decyzji; nie będą też profilowane, a także nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej. Oświadczam, że zapoznałem się z powyższą klauzulą. Ponadto oświadczam, że wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych do celów rekrutacji.